Hurtownia spożywcza: redukcja błędów w zamówieniach o 64%
Analiza procesu przyjmowania towaru wykazała, że 1 na 12 dostaw miała błędy w fakturach. Wprowadzenie prostej weryfikacji cyfrowej wyeliminowało straty finansowe.
Hurtownia spożywcza z Gdyni zmagała się z bałaganem w dokumentacji dostaw. Każdego miesiąca firma traciła konkretne kwoty przez niezgodności w cenach i ilościach towaru na fakturach.
Wyzwanie
Bałtycka Spiżarnia obsługuje 127 sklepów w województwie pomorskim. W sierpniu 2024 roku nasze badanie wykazało, że 8,4% wszystkich dostaw od zewnętrznych dostawców zawierało błędy. Magazynierzy przyjmowali towar na podstawie dokumentów papierowych, ufając dostawcom. Miesięczne straty wynikające z nadpłat i braków towarowych wynosiły średnio 14 320 zł. Reklamacje ciągnęły się tygodniami, a pracownicy biurowi marnowali 22 godziny miesięcznie na prostowanie faktur korygujących.
Podejście
Wysłaliśmy dwóch naszych audytorów do magazynu w Gdyni na 4 dni pełnej obserwacji. Przeanalizowaliśmy drogę 482 ostatnich faktur i porównaliśmy je z fizycznym stanem na paletach. Sprawdziliśmy, jak system IT komunikuje się z terminalami magazynowymi. Okazało się, że bariera leży w braku automatycznej blokady przy rozbieżności cenowej powyżej 0,01 zł. Przygotowaliśmy konkretny plan naprawczy skupiony na eliminacji lania wody w raportach.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy system sztywnej weryfikacji cyfrowej na rampie rozładunkowej. Każdy produkt musi zostać zeskanowany i porównany z bazą zamówień w czasie rzeczywistym. Jeśli cena na fakturze różni się od ceny zakontraktowanej, system automatycznie generuje protokół rozbieżności. Przeszkoliliśmy 9 pracowników magazynu z nowych procedur. Teraz stan faktyczny jest sprawdzany natychmiast, a nie po tygodniu w biurze rachunkowym.
Rezultaty
Po 9 tygodniach od wdrożenia zmian, liczby mówią same za siebie. Hurtownia odzyskała kontrolę nad przepływem gotówki i przestała dopłacać do błędów swoich dostawców.
Harmonogram
-
Wrzesień 2024Audyt zerowy i analiza 482 faktur papierowych pod kątem błędów.
-
Październik 2024Konfiguracja blokad cenowych w systemie i testy terminali.
-
Listopad 2024Szkolenie 9 magazynierów i pełne uruchomienie nowej procedury.
"Sądziłem, że małe błędy w fakturach to norma w tej branży. Pomorskie Centrum Audytu pokazało mi, że przez to tracę prawie 15 tysięcy miesięcznie. Teraz mam oszczędności czarno na białym."