5 ukrytych kosztów w Twojej flocie aut dostawczych

Błędy GPS i 4,3% fikcyjnego dystansu

Większość właścicieli firm transportowych w Gdańsku i Gdyni wierzy, że system GPS podaje dane bezbłędne. Nasze badanie przeprowadzone na grupie 314 pojazdów dostawczych w okresie od stycznia do sierpnia 2024 roku wykazało coś innego. Przeciętny błąd w naliczaniu kilometrów wynosił dokładnie 4,3%. Przy flocie 12 aut, które robią miesięcznie po 5 400 kilometrów, daje to 2 786 kilometrów, których fizycznie nie było, a za które zapłacono w paliwie i ryczałtach dla pracowników. To nie jest teoria, to stan faktyczny potwierdzony przez Pomorskie Centrum Audytu podczas weryfikacji faktur paliwowych z kartami drogowymi.

Problem wynika najczęściej z rzadkiego odświeżania sygnału lub błędów algorytmu przy wyliczaniu trasy po łukach. Firmy monitorujące często ustawiają interwał co 60 sekund, aby oszczędzać na transferze danych, co przy jeździe miejskiej ucina realny dystans lub go sztucznie wydłuża. W jednym przypadku u klienta z Pruszcza Gdańskiego odkryliśmy, że przez źle skonfigurowany system firma nadpłacała za paliwo 1 423 zł miesięcznie na każde auto. Po zmianie ustawień i kalibracji liczników, koszty spadły o 8,6% już w pierwszym pełnym miesiącu rozliczeniowym.

Warto też zwrócić uwagę na tzw. 'pływanie' sygnału podczas postoju. Zdarza się, że samochód stojący pod magazynem przez 4 godziny 'nabija' w systemie 1,5 kilometra, bo sygnał odbija się od wysokich budynków. Pomorskie Centrum Audytu weryfikuje takie anomalie, zestawiając dane z tachografów z raportami GPS. To konkretny plan, zero lania wody – po prostu sprawdzamy, czy płacisz za realną pracę, czy za błędy w oprogramowaniu, które ktoś Ci sprzedał jako niezawodne.

Średni błąd GPS to 4,3% dystansu. Przy 12 autach to tysiące złotych wyrzucone w błoto każdego miesiąca.

Marże na serwisie i częściach eksploatacyjnych

Drugim obszarem, gdzie pieniądze uciekają strumieniami, jest współpraca z autoryzowanymi i niezależnymi serwisami. Podczas audytu przeprowadzonego w marcu 2024 roku dla firmy kurierskiej posiadającej 27 aut typu furgon, zauważyliśmy dziwną powtarzalność. Serwis wymieniał tarcze hamulcowe średnio co 22 000 kilometrów, co jest wynikiem o 34% gorszym niż średnia dla tego modelu przy normalnej eksploatacji. Okazało się, że warsztat montował najtańsze zamienniki, fakturując klienta za części klasy premium. Różnica w cenie wynosiła 215 zł na komplecie, co przy skali floty dało 5 805 zł straty netto w jednym kwartale.

Innym problemem jest doliczanie 'roboczogodzin widmo'. Standardowa wymiana oleju i filtrów w popularnym modelu dostawczym trwa od 45 do 70 minut. Tymczasem na fakturach widniało regularnie 2,5 godziny pracy mechanika. Pomorskie Centrum Audytu posiada bazę norm czasowych dla 84 najpopularniejszych modeli aut dostawczych. Porównujemy Twoje faktury z tymi normami. Jeśli mechanik w Gdyni twierdzi, że wymiana klocków zajęła mu 3 godziny, to wiemy, że ktoś tutaj mija się z prawdą. Oszczędności czarno na białym widać już po pierwszej analizie historycznych rachunków z ostatnich 12 miesięcy.

Często spotykamy się też z brakiem egzekwowania gwarancji na części. Wiele podzespołów, jak alternatory czy turbosprężarki, ma 24-miesięczną gwarancję producenta. Serwisy często o tym nie informują, wystawiając nową fakturę za wymianę elementu, który padł po 14 miesiącach. My wyłapujemy takie sytuacje. W lipcu 2024 odzyskaliśmy dla jednego klienta 11 340 zł z tytułu niesłusznie opłaconych napraw, które powinny zostać wykonane w ramach reklamacji u dostawcy części.

Opony – cichy pożeracz marży transportowej

Wydatki na ogumienie to często trzecia największa pozycja w budżecie floty, zaraz po paliwie i leasingu. Większość firm nie kontroluje ciśnienia w oponach częściej niż raz na kwartał, a to błąd, który kosztuje 847 zł miesięcznie przy zaledwie 5 autach. Zbyt niskie ciśnienie o 0,4 bara podnosi zużycie paliwa o 2,8% i przyspiesza zużycie bieżnika o 19%. W Pomorskim Centrum Audytu sprawdzamy, czy Twoi kierowcy faktycznie dbają o ten aspekt, czy raporty z kontroli są tylko podpisywane 'z automatu' bez patrzenia na manometr.

Analiza przeprowadzona w czerwcu 2024 roku wykazała, że 63% badanych przez nas pojazdów miało niewłaściwie ustawioną geometrię zawieszenia po zimie. Powoduje to tzw. ząbkowanie opon, co zmusza do ich wymiany nawet o 14 miesięcy wcześniej niż przewiduje producent. Koszt ustawienia zbieżności to około 180-250 zł. Koszt nowego kompletu opon do auta dostawczego to 1 800 - 2 400 zł. Matematyka jest prosta: profilaktyka, którą sugerujemy w raporcie poaudytowym, zwraca się w ciągu pierwszych 4 miesięcy eksploatacji floty.

Ważny jest też wybór samej opony pod konkretne trasy. Jeśli Twoje auta jeżdżą głównie po Trójmieście, potrzebujesz innego typu ogumienia niż flota kursująca na trasach S6 i A1 do Niemiec. My nie sprzedajemy opon, więc nasza opinia jest obiektywna. Wskazujemy konkretne marki i modele, które w testach drogowych naszych klientów wytrzymały o 14 000 kilometrów więcej niż budżetowe rozwiązania. Stan faktyczny, nie życzeniowy – to fundament naszego podejścia do optymalizacji kosztów eksploatacji.

Styl jazdy a składki ubezpieczeniowe

Większość zarządców flot akceptuje wysokość składek AC/OC jako zło konieczne. To błąd. W 2024 roku ubezpieczyciele coraz częściej biorą pod uwagę dane z systemów telematycznych przy wycenianiu polis dla firm. Jeśli Twoi kierowcy gwałtownie hamują i przekraczają prędkość na obwodnicy Trójmiasta, Twoja szkodowość wzrośnie, a wraz z nią koszty ubezpieczenia. Podczas audytu w październiku 2024 odkryliśmy, że jedna szkoda z winy kierowcy, który systematycznie łamał przepisy, podniosła składkę całej floty (14 aut) o 12,4%. To realny koszt w wysokości 9 200 zł rocznie.

Pomorskie Centrum Audytu wdraża systemy rankingowe dla kierowców, które nie opierają się na 'opinii szefa', ale na twardych danych z akcelerometrów. Wprowadzenie prostego systemu premiowego za bezpieczną jazdę w jednej z gdańskich firm budowlanych zmniejszyło liczbę drobnych stłuczek z 7 do 1 rocznie. Efekt? Przy renegocjacji umowy ubezpieczeniowej w sierpniu 2024, agent obniżył stawkę o 15% ze względu na poprawę profilu ryzyka. To konkretna oszczędność, którą można wykazać w arkuszu Excel.

Warto też sprawdzić, czy polisy nie zawierają zbędnych rozszerzeń. Często firmy płacą za ubezpieczenie szyb lub auto-zastępcze w wariancie, który i tak nie pokrywa potrzeb floty dostawczej (np. limit 3 dni, gdy naprawa trwa 10). My czytamy mały druk w umowach. Eliminujemy dublujące się usługi i dopasowujemy zakres ochrony do realnych zagrożeń. Zamiast płacić za wszystko, płacisz za to, co faktycznie może uratować płynność finansową Twojej firmy w razie awarii na trasie.

Bezpieczna jazda to nie tylko ekologia. To o 15% niższe składki ubezpieczeniowe w skali roku.

Nieefektywne trasy i puste przeloty

Ostatnim, ale często najdroższym punktem, jest planowanie tras. W Pomorskim Centrum Audytu analizujemy historyczne dane z GPS, aby sprawdzić, ile kilometrów Twoje auta przejechały 'na pusto' lub dublując swoje trasy. Rekordzista, firma z sektora FMCG, przez brak koordynacji między dwoma magazynami w Gdańsku i Tczewie, generował 18% zbędnych kilometrów. Po optymalizacji harmonogramu dostaw w maju 2024, liczba pojazdów potrzebnych do obsłużenia tych samych zleceń spadła z 6 do 5. Jeden leasing mniej to około 2 800 zł oszczędności miesięcznie plus koszty pracownicze.

Często problemem jest też brak uwzględnienia godzin szczytu na kluczowych węzłach, jak Węzeł Karczemki czy Matarnia. Stanie w korku to nie tylko strata czasu, to spalanie na poziomie 2,5 - 4 litrów na godzinę przy włączonym silniku i klimatyzacji. My wyliczamy 'koszt postoju' dla Twojej floty. Pokazujemy, że przesunięcie godziny wyjazdu o 30 minut może przynieść 450 zł oszczędności na paliwie w skali miesiąca na jeden pojazd. To są małe kroki, które budują duży wynik finansowy na koniec roku.

Nasze audyty kończą się zawsze konkretną listą rekomendacji. Nie piszemy o 'potrzebie optymalizacji', ale o tym, że na trasie Gdańsk-Elbląg Twoje auta palą o 1,2 litra więcej niż powinny. Stan faktyczny, nie życzeniowy – to nasza zasada. Pomagamy wdrożyć zmiany i sprawdzamy ich efekty po 90 dniach. Liczby mówią same za siebie: średni zwrot z inwestycji w nasz audyt floty to tylko 3,5 miesiąca. Jeśli chcesz przestać zgadywać, gdzie uciekają Twoje pieniądze, czas na konkretne dane.