Audyt procesu pakowania: 14 sekund oszczędności na każdej paczce
W październiku 2024 roku weszliśmy do magazynu pod Pruszczem Gdańskim, który obsługiwał 483 zamówienia dziennie. Właściciel chciał kupić nową maszynę za 87 000 zł, ale my zaproponowaliśmy coś innego: dokładne zmierzenie każdego ruchu ręką. Liczby mówią same za siebie – problemem nie był brak sprzętu, tylko 14 sekund marnowanych na każdym kartonie.
Gdzie ucieka czas przy pakowaniu?
Podczas naszej pierwszej wizyty w magazynie spędziliśmy 6 godzin z rzędu, stojąc ze stoperem przy stanowisku pakowania numer 4. Okazało się, że pracownik musiał odchodzić od stołu na odległość 3,2 metra tylko po to, by odebrać wydrukowaną etykietę kurierską. W ciągu jednej zmiany taki człowiek pokonywał pieszo prawie 1,8 kilometra zupełnie bez potrzeby. To nie jest tylko zmęczenie, to realny koszt pracy, za który płaci firma, nie dostając nic w zamian.
Analiza wykazała, że największym problemem była lokalizacja materiałów pomocniczych. Taśma klejąca leżała po lewej stronie, a wypełniacz po prawej, co wymuszało nienaturalne ruchy i krzyżowanie rąk. Zmierzyliśmy 12 różnych osób pracujących na dwóch zmianach. Każda z nich miała swój własny sposób pracy, co uniemożliwiało jakąkolwiek kontrolę nad czasem realizacji zamówienia. Brak standardu to pierwszy krok do chaosu w kosztach.
W Pomorskie Centrum Audytu nie oceniamy ludzi, tylko liczby. Stan faktyczny, nie życzeniowy – tak podchodzimy do każdego zlecenia. Zauważyliśmy, że szukanie odpowiedniego rozmiaru kartonu zajmowało średnio 11 sekund. Przy 483 paczkach dziennie daje to ponad 1,5 godziny straconego czasu każdego dnia. To czas, w którym nikt nie pakuje zamówień, a prąd w magazynie i tak się świeci.
Pracownik magazynu pokonywał 1,8 km dziennie tylko po to, by odebrać etykiety z drukarki stojącej za daleko.
Liczby mówią same za siebie: 14 sekund to majątek
Wprowadziliśmy prostą zmianę: przesunęliśmy drukarki etykiet bezpośrednio nad stoły pakowe na specjalnych wysięgnikach. Koszt zakupu uchwytów wyniósł dokładnie 342 zł netto za sztukę. Wynik? Czas pobrania etykiety spadł z 9 sekund do 1,5 sekundy. Zmiana wydaje się kosmetyczna, dopóki nie pomnożymy jej przez skalę działalności firmy. To jest właśnie konkretny plan, zero lania wody – inwestujesz grosze w ergonomię i widzisz wynik w arkuszu Excel.
Kolejnym krokiem była reorganizacja regału z kartonami. Podzieliliśmy go na sekcje według najczęściej zamawianych produktów. Zamiast szukać pudełka, pracownik ma je teraz na wysokości wzroku w 87% przypadków. Te drobne usprawnienia skróciły czas pakowania jednej paczki o łącznie 14,2 sekundy. W skali miesiąca (21 dni roboczych) odzyskaliśmy dla klienta 28,4 godziny pracy jednego stanowiska. To niemal cztery pełne dniówki.
Oszczędności czarno na białym widać dopiero w raporcie finansowym. Dzięki tym zmianom firma była w stanie wysłać o 47 paczek dziennie więcej tym samym zespołem, bez brania nadgodzin. Przy średniej marży na zamówieniu wynoszącej 34 zł, dzienny zysk wzrósł o 1 598 zł. Zwrot z inwestycji w audyt i drobne zmiany sprzętowe nastąpił już po 6 dniach roboczych od wdrożenia naszych zaleceń.
Jak zmieniliśmy układ stołów w 4 godziny
Wiele firm boi się zmian, bo myślą, że audyt zatrzyma im pracę na tydzień. My w Pomorskie Centrum Audytu pracujemy inaczej. Przebudowę stanowisk zaplanowaliśmy na sobotę, kiedy magazyn i tak nie pracuje. Ekipa 3 monterów i jeden nasz audytor przestawili 6 stanowisk w dokładnie 4 godziny i 20 minut. W poniedziałek rano pracownicy przyszli do zupełnie nowej, zoptymalizowanej rzeczywistości.
Każdy stół otrzymał stałe miejsce na taśmę, folię bąbelkową i nożyki. Wszystko jest teraz pod ręką, a blaty zostały podniesione o 4 cm, co zmniejszyło ból pleców zgłaszany przez 64% załogi w anonimowej ankiecie. Komfort pracy przekłada się na mniejszą liczbę błędów przy pakowaniu. Przed audytem klient notował 3,2% błędnych wysyłek, po zmianach wskaźnik ten spadł do 1,1% w ciągu pierwszego miesiąca.
By uniknąć powrotu do starych nawyków, przygotowaliśmy jednostronicową instrukcję obrazkową dla każdego stanowiska. Nie ma tam długich opisów, tylko zdjęcia pokazujące, gdzie co ma leżeć. To jest ten konkretny plan, o którym zawsze mówimy. Pracownik nie musi myśleć, gdzie położyć folię – on to po prostu wie. Dzięki temu proces jest powtarzalny niezależnie od tego, kto stoi przy stole.
Błędy w wysyłkach spadły z 3,2% do 1,1% tylko dzięki uporządkowaniu miejsca pracy.
Wyniki po 3 miesiącach od zmian
Minęły trzy miesiące od wdrożenia naszych zaleceń w tym magazynie. Średni czas spakowania zamówienia utrzymuje się na poziomie 112 sekund (wcześniej było to 126 sekund). Firma obsłużyła w tym czasie o 2 914 paczek więcej niż w analogicznym okresie rok wcześniej, nie zatrudniając ani jednej dodatkowej osoby. To czysty zysk, który zostaje w kieszeni właściciela zamiast uciekać przez luki w procesach.
Najciekawsze jest to, że pracownicy są mniej zmęczeni. Wcześniej każdy z nich musiał walczyć z bałaganem i brakami taśmy. Teraz wszystko działa jak w zegarku. Koszty materiałów eksploatacyjnych również spadły o 9,4%, bo dzięki lepszemu ustawieniu stołów pracownicy zużywają mniej taśmy pakowej – nie muszą już owijać kartonów 'na zapas' z obawy przed ich rozpadnięciem się.
Jeśli czujesz, że Twój magazyn pracuje wolno, nie kupuj od razu drogich maszyn. Zacznij od audytu procesów. Często rozwiązanie problemu leży w złym ustawieniu stołu lub zbyt dalekiej drodze do drukarki. W Pomorskie Centrum Audytu pokażemy Ci stan faktyczny i damy rozwiązania, które działają od zaraz. Liczby mówią same za siebie – 14 sekund oszczędności to nie jest teoria, to pieniądz.
