Jak sprawdzić uczciwość dostawcy bez kłótni?

Dlaczego faktury od dostawców nagle puchną?

W marcu 2024 roku analizowaliśmy koszty zakupowe w firmie produkcyjnej z Tczewa, która od 11 lat zamawiała ten sam rodzaj granulatu do tworzyw sztucznych. Przez ostatnie 18 miesięcy ich dostawca podnosił ceny regularnie co kwartał, argumentując to 'sytuacją na rynkach światowych'. Kiedy usiedliśmy do liczb, okazało się, że cena rynkowa surowca spadła o 4,7%, podczas gdy nasz klient płacił o 15,2% więcej niż w styczniu poprzedniego roku. To nie była kwestia inflacji, ale zwykłego wykorzystania zaufania i braku kontroli nad indeksami cenowymi. Dostawcy często testują, jak daleko mogą się posunąć, zanim ktoś powie 'sprawdzam'.

Problem polega na tym, że w wielu średnich przedsiębiorstwach w Polsce zakupy opierają się na relacjach osobistych. Pan Marek zna Pana Janka od dekady, więc nie wypada pytać o marżę. Tymczasem te 'dobre relacje' kosztowały firmę z Tczewa dokładnie 42 840 PLN netto miesięcznie nadpłaty. To kwota, która mogłaby pokryć leasing dwóch nowych maszyn lub sfinansować premię dla całego zespołu produkcyjnego. Stan faktyczny, nie życzeniowy – to jedyna podstawa do rozmów biznesowych, którą uznajemy w Pomorskim Centrum Audytu. Bez konkretnych danych jesteś po prostu kolejnym klientem, któremu można dopisać kilka groszy do kilograma surowca.

Analiza 347 umów z dostawcami, którą przeprowadziliśmy w pierwszej połowie 2024 roku, pokazuje jasny schemat: im rzadziej firma pyta o strukturę kosztów, tym szybciej rosną jej wydatki. Rekordzista w naszym zestawieniu przepłacał za usługi logistyczne o 21,3% względem średnich stawek rynkowych w regionie Gdańska. Pamiętaj, że dostawca to partner biznesowy, a nie rodzina. Partnerstwo wymaga transparentności, a jeśli jej brakuje, to znak, że Twoje pieniądze finansują czyjąś wyższą marżę, a nie Twój rozwój.

Stan faktyczny, nie życzeniowy – to jedyna podstawa do rozmów biznesowych, którą uznajemy.

Trzy twarde dane, które musisz znać przed spotkaniem

Zanim podniesiesz słuchawkę, musisz mieć w ręku argumenty, których nie da się zbić ogólnikami o kryzysie. Pierwszą daną jest benchmark rynkowy. Nie wystarczy wiedzieć, że konkurencja płaci mniej. Musisz znać konkretne stawki z co najmniej 3 alternatywnych źródeł z ostatnich 14-19 dni. W Pomorskim Centrum Audytu korzystamy z własnej bazy danych cen transakcyjnych, która obejmuje 487 podmiotów z północnej Polski. Dzięki temu wiemy, że tona stali S235 w porcie w Gdyni kosztowała w ubiegłym tygodniu o 115 PLN mniej, niż podaje większość cenników hurtowych dla stałych klientów.

Drugi kluczowy wskaźnik to indeksacja kosztów energii i transportu. Jeśli dostawca twierdzi, że musi podnieść cenę, bo paliwo podrożało, sprawdź, jaki realny procent w jego produkcie stanowi transport. Zazwyczaj jest to od 2,4% do 5,8%. Podwyżka paliwa o 10% nie może więc przekładać się na 10% wzrostu ceny całego towaru. To prosta matematyka, którą dostawcy omijają szerokim łukiem, licząc na to, że nikt nie rozbije ceny na czynniki pierwsze. Oszczędności czarno na białym pojawiają się wtedy, gdy każesz im uzasadnić każdą dziesiątą część procenta podwyżki.

Trzecim elementem jest Twój wolumen zakupowy w czasie. W 2023 roku jeden z naszych klientów z Pruszcza Gdańskiego zorientował się, że mimo zwiększenia zamówień o 37% w ciągu roku, jego cena jednostkowa nie spadła ani o grosz. W biznesie obowiązuje zasada skali: kupujesz więcej, płacisz mniej. Jeśli Twój dostawca o tym 'zapomniał', to masz w ręku potężne narzędzie negocjacyjne. Przedstawienie wykresu wzrostu Twoich zakupów zestawionego z płaską linią ceny to moment, w którym druga strona zazwyczaj zaczyna szukać miejsca na rabat. Liczby mówią same za siebie i nie da się ich zakrzyczeć emocjami.

Metoda otwartych kart w negocjacjach

Wielu przedsiębiorców pyta nas: 'Jak mam to powiedzieć dostawcy, żeby się nie obraził?'. Odpowiedź jest prosta: nie atakuj człowieka, atakuj liczby. Zamiast mówić 'oszukujecie nas', powiedz: 'Nasza analiza kosztów wskazuje na odchylenie o 8,6% od średniej rynkowej. Chcemy zrozumieć, z czego to wynika'. To podejście profesjonalisty, który pilnuje swojego biznesu, a nie pieniacza. W maju 2024 roku Pani Beata, dyrektor finansowa firmy z branży FMCG, zastosowała tę metodę podczas renegocjacji kontraktu na opakowania tekturowe. Wynik? Obniżka ceny o 6,2% w 22 minuty rozmowy.

Dobrym ruchem jest też zaproszenie dostawcy do wspólnego szukania oszczędności. Czasem cena jest wysoka, bo zamawiasz towary w sposób nieefektywny dla dostawcy – na przykład zbyt często w małych partiach. Audyt procesów w Pomorskim Centrum Audytu często wykazuje, że zmiana harmonogramu dostaw z 3 razy w tygodniu na raz w tygodniu pozwala dostawcy obniżyć cenę o 3,1% ze względu na niższe koszty paliwa i pracy kierowców. To jest sytuacja, w której obie strony zyskują, a Ty masz konkretny plan, zero lania wody. Pokazujesz, że zależy Ci na optymalizacji, a nie tylko na 'wyciskaniu cytryny'.

Jeśli jednak dostawca uparcie twierdzi, że taniej się nie da, mimo twardych dowodów rynkowych, musisz być gotowy na dywersyfikację. Nie sugerujemy natychmiastowego zerwania współpracy, ale wprowadzenie tzw. 'drugiej nogi'. W lipcu 2024 roku pomogliśmy firmie budowlanej z Gdańska przenieść 27% zamówień do nowego dostawcy z okolic Słupska. Gdy stary dostawca zobaczył, że traci monopol, nagle znalazł sposób na obniżenie marży o 9,4%. Nic tak nie motywuje do uczciwości cenowej jak widok konkurencji na własnym podwórku.

Nie atakuj człowieka, atakuj liczby. To podejście profesjonalisty, który pilnuje swojego biznesu.

Terminy płatności – Twój ukryty kapitał

Audyt zakupów to nie tylko cena za sztukę, to także czas, w jakim płacisz faktury. W Pomorskim Centrum Audytu sprawdzamy, czy Twoje pieniądze nie pracują za darmo u kogoś innego. Standard rynkowy to 14-30 dni, ale przy stabilnej współpracy i dużych obrotach, wynegocjowanie 45 lub 60 dni jest w pełni realne. Dlaczego to ważne? Bo każdy dzień zwłoki w płatności to darmowy kredyt obrotowy dla Twojej firmy. Średnio nasi klienci po audycie wydłużają terminy płatności o 11 dni roboczych, co przy skali obrotów rzędu 500 000 PLN miesięcznie uwalnia około 183 000 PLN gotówki w obiegu.

Warto też zwrócić uwagę na skonto, czyli rabat za wcześniejszą zapłatę. Jeśli masz nadpłynność finansową, zapłacenie faktury w 3 dni zamiast w 14 może dać Ci 2-3% dodatkowego rabatu. W skali roku to potężne pieniądze. Jeden z naszych klientów, właściciel hurtowni elektrotechnicznej w Gdyni, dzięki umiejętnemu korzystaniu ze skonta u 4 głównych dostawców, zaoszczędził w 2023 roku dokładnie 67 230 PLN. To kwota czystego zysku, wypracowana bez sprzedania ani jednej dodatkowej sztuki towaru. Wystarczyło tylko zmienić politykę płatności i pilnować terminów.

Pamiętaj, że negocjacje terminów płatności są często łatwiejsze niż negocjacje samej ceny. Dostawcy, którzy mają problem z płynnością, chętniej zejdą z ceny w zamian za przelew w 48 godzin. Z kolei wielkie korporacje zazwyczaj nie dbają o to, czy zapłacisz w 30 czy w 60 dni – dla nich liczy się podpisany kontrakt. Audytor z Pomorskiego Centrum Audytu zawsze zaczyna od sprawdzenia Twoich przepływów pieniężnych, żeby doradzić, która strategia opłaci się bardziej w Twoim konkretnym przypadku. Konkretny plan, zero lania wody – to nasza zasada przy każdym prześwietlanym kontrakcie.

Jak sprawdziliśmy hurtownię stali w Starogardzie Gdańskim

Najlepszym dowodem na skuteczność audytu jest konkretny przykład z listopada 2023 roku. Współpracowaliśmy z firmą z okolic Starogardu Gdańskiego, która zajmuje się konstrukcjami stalowymi. Mieli 14 stałych dostawców i poczucie, że wszystko jest pod kontrolą. Nasz audyt trwał 14 dni roboczych. Przeanalizowaliśmy 1 138 faktur z ostatnich dwóch lat. Wynik był zaskakujący: dwóch najstarszych dostawców, z którymi właściciel był 'na ty', stosowało cenniki o 13,8% wyższe niż nowi gracze na rynku, którzy próbowali wejść do tej samej firmy z ofertą.

Przygotowaliśmy dla klienta raport porównawczy, w którym czarno na białym pokazaliśmy różnice w cenach za kilogram kątownika i profilu zamkniętego. Uzbrojony w te dane, właściciel spotkał się z dostawcami. Nie było kłótni – były fakty. Jeden z dostawców od razu wyrównał cenę do poziomu rynkowego, przyznając, że 'zapomnieli zaktualizować rabaty po spadku cen na giełdzie'. Drugi dostawca stracił połowę zamówień na rzecz konkurencji, co zmotywowało go do zaoferowania darmowego transportu o wartości 3 200 PLN miesięcznie. Cała operacja przyniosła firmie oszczędność rzędu 114 600 PLN w skali roku.

Ten przypadek pokazuje, że audyt to nie jest jednorazowe wydarzenie, ale proces higieniczny dla firmy. Tak jak robisz przegląd techniczny samochodu co 10-15 tysięcy kilometrów, tak powinieneś robić przegląd swoich kosztów co najmniej raz na 12-18 miesięcy. W Pomorskim Centrum Audytu nie obiecujemy cudów, obiecujemy rzetelne sprawdzenie faktów. Jeśli Twoi dostawcy są uczciwi, audyt to potwierdzi i da Ci spokój ducha. Jeśli nie – odzyskasz pieniądze, które od lat uciekają z Twojego konta. Wybór należy do Ciebie, ale liczby mówią same za siebie.